Cómo realizar la cobertura de un evento con éxito

Escrito por Fani Sánchez

A todos nos encanta tuitear cuando asistimos a un evento de Marketing Online y escribir crónicas resumen sobre el mismo. Es nuestra manera de estar más conectados aún si cabe al resto de asistentes, compartir opiniones, enriquecernos con las de los demás y darnos a conocer. Tanto si participas en nombre de una agencia como si asistes a título personal, es conveniente seguir unas pautas para organizarnos y que no nos pille por sorpresa algún cambio de última hora. En este artículo volcaré mis conocimientos sobre la cobertura de eventos, incluyendo los secretos para el liveblogging que tanto nos gusta hacer en Human Level.

Días previos al evento

Los días previos al evento debes dejar varias cosas listas para asegurarte que el mismo día vaya todo sobre ruedas.

Seguimiento del evento en nuestro blog

Sabéis que en Human Level nos gusta hacer lo que llamamos como liveblogging (también conocido como streamposting, liveposting o cuántos términos anglomodernos se os ocurran). Se trata de resumir cada uno de los momentos clave de un evento en posts individuales, prácticamente a tiempo real. Por ejemplo, en un evento compuesto por distintas ponencias, podríamos resumir en un post cada una de las ponencias y publicarlas en cuanto terminasen.
Si decidís lanzaros a la piscina con esta práctica, aquí os doy un par de consejos:

Una de las principales claves para que este trabajo sea realmente inmediato es la previsión. Debemos saber de qué vais a hacer cada uno de los posts (puede que no podamos hacer un artículo de todos) y con antelación, dejar las entradas correspondientes a los resúmenes de las charlas como borradores en nuestro blog.

• Título. Puesto que muchas veces la programación de los contenidos varían en el último momento, la única manera de llevar esto a cabo sin sorpresas es titular la entrada con la fórmula «Resumen de la charla de [Autor] en [Evento] [año]». El nombre de la entrada será igual o más breve si cabe:  «[Autor] en [Evento] [año]».
• Etiquetas. La etiqueta principal será la correspondiente al evento. Podría ser «[evento] [año]»o sólo «[evento]. De esta forma, no seremos tan precisos pero nos aseguraremos de que esa página cuente con un montón de contenido (de este y otros años) que refuercen el posicionamiento de la etiqueta o tag.
• Campos SEO. Asegúrate de haber completado title y description previamente.
• Imagen destacada. La entrada debe tener una imagen destacada que represente bien el artículo. Puede ser una foto del ponente, el logo del congreso especificando el año… Después, podréis cambiarla por una foto del ponente dando la charla.
• Formatos enriquecidos. Completad los fragmentos enriquecidos si es que usáis. OpenGraph, Twitter Cards…

El resto, corre a cuenta de la improvisación y agilidad que tengáis: negritas, títulos de jerarquía, inserción de las imágenes o presentaciones de la charla y en definitiva todos aquellos elementos que no se pueden prever o adivinar. Podéis publicar y difundir sin todo ello (pero con un mínimo de cualidades que doten de legibilidad al artículo), e ir editando la entrada en los siguientes minutos para ultimar los detalles.

La principal clave para realizar liveblogging de un evento con éxito es la antelación, aunque una buena conexión Wi-Fi ayudará y mucho.

Recopilación de entradas de nuestro blog

Os conviene crear un documento compartido preferentemente a través de Google Drive (pueden trabajar en linea varias personas simultáneamente) que recoja distintos campos sobre las entradas en vuestro blog: nombre de usuario de Twitter del ponente, título de la charla en cuestión, URL original y tagueada para las distintas redes sociales e incluso para el tag que funcionará como hilo conductor… De esta forma, cuando publiquéis solo tendréis que copiar y pegar la URL ¡y listo!

Conexión a Internet en el recinto

Repetid conmigo:

No me fiaré de la conexión Wi-Fi del recinto

Si es que existe. De hecho, a veces no podéis fiaros ni de vuestra propia conexión móvil. Los festivaleros y adeptos a cualquier sarao multitudinario en general, podéis dar buena cuenta de que cuando cientos de personas se congregan en un espacio reducido queriendo hacer uso de la señal Wi-Fi simultáneamente, ésta no responde. Y en ese momento…sí señores, en ese momento cunde el pánico. Porque tampoco tirará todo vuestro trabajo a la basura, pero ya no cumpliréis con los tiempos.

Para estas ocasiones no está de más que:

• Os aseguréis de que os queda una conexión de datos suficiente para aguantar todo el congreso en dispositivos como el móvil o la tablet.
• Sepáis como utilizar vuestro móvil como módem para vuestro portátil o tablet.
• Os aprovisionéis de un módem USB prepago para usar en estas ocasiones.

Anunciad vuestra asistencia

Es recomendable que en los días previos al evento difundáis vuestra asistencia por todos los canales que uséis con regularidad. Esto creará expectación sobre los mismos. Mencionad en todas las publicaciones que hagan referencia al evento a los perfiles oficiales del mismo en redes sociales y usad los hashtags correspondientes.

Información sobre los hashtags

Unos días antes, los hashtags ya estarán pululando por la Red. Es muy probable que existan múltiples opciones de hashtag para el mismo evento: los canales oficiales promueven unos pero los seguidores son un movimiento propio que generarán otros similares de forma espontánea. Yo os recomendaría crear vuestras publicaciones previas al evento con el hashtag oficial, y durante el evento, tantear la utilización del resto y utilizarlos en base a su popularidad.

Configuración de herramientas

Instalad, configurad los perfiles y herramientas con los que vayáis a interactuar durante el evento, en todos los dispositivos que llevéis: móviles, portátiles, tablets… De esta manera siempre podéis echar mano de alguno cuando el otro os falle. Monitorizad la cuenta oficial del evento y todos los hasgtags relativos a él. Si tenéis todo esto preparado, adelantaréis un trecho. Os recomiendo herramientas como Hootsuite ya que tiene app tanto para Android como para iOS y además puedes manejar desde ella perfiles de muchísimas redes sociales.

Equipamiento técnico

Si queréis ser la envidia del corral y granjearos algunos favores y amistades, llevad una alargadera con múltiples entradas para enchufes. Probablemente en el evento han previsto este tema, sí; pero sois muchos y no hay para todos. Es muy posible que a la velocidad que vais a tuitear, postear o hacer fotos, vuestra batería morirá muy pronto, y es algo que no nos podemos permitir. Comprobad también que vuestros cargadores funcionan perfectamente. Llevar múltiples dispositivos es algo que no os cuesta nada (normalmente siempre llevamos encima el móvil) y os puede sacar de un apuro.

Durante el evento

Utilizad herramientas buenas, bonitas, baratas

Existen muchas herramientas que os facilitarán la correcta transmisión del evento. Algunas de las fundamentales:

• Google Drive: Lo usaremos para trabajar en linea con el resto de nuestro equipo, si es que no habéis ido solos al evento; y también para trabajar más rápidamente entre varios dispositivos. Por ejemplo, para subir imágenes que toméis con el móvil y adjuntarlas en vuestras entradas.
• Hootsuite: como hemos comentado anteriormente, es una herramienta muy útil cuando lo que queremos es difundir a través de varias redes sociales. Además, no todas las herramientas tienen aplicaciones para dispositivos móviles y lo ideal sería trabajar con la misma en todos nuestros dispositivos, por lo que Hootsuite es ideal.
• SocialBro: importante para monitorizar si estáis ganando visibilidad en Twitter con la cobertura del evento. ¿Suben vuestros followers? ¿Vuestro ratio de interacción? Compruébalo durante el evento para ver si debes corregir la trayectoria tu estrategia in situ.

Tomad imágenes

Las imágenes de los ponentes del evento durante sus charlas y de algunas de sus diapositivas más representativas, os ayudarán a ilustrar vuestras entradas y hacer vuestros tuits o publicaciones más llamativas. No os olvidéis de hacer fotos. Para disponer de ellas rápidamente desde cualquier dispositivo podéis usar Google Drive, Dropbox o cualquier otro sistema de Cloud que os resulte cómodo.

Diferentes plataformas sociales

Blog

A pesar de que Twitter es el rey en esto de comentar en streaming un evento, habéis visto que podéis darle mucho protagonismo también a vuestro blog. Hagáis o no liveblogging siempre es recomendable que escribáis al menos un artículo sobre el evento en vuestra web, si la tenéis.

Si en cambio optáis por escribir varias entradas o hacer liveblogging, cread una etiqueta que las unifique a todas como por ejemplo el nombre del evento y el año, o sólo el nombre del evento. Enlazad esta página desde redes sociales y difundid las distintas entradas a lo largo de esa semana, para aseguraros una afluencia regular a vuestro sitio.

Redes sociales de nicho

Facebook, Google Plus, LinkedIn… dependiendo del evento, hasta Instagram, con sus historias, se prestaría a ello. Identificad previamente las redes sociales donde se mueve el evento y sus asistentes y estad presentes en ellas durante el mismo, aplicando la frecuencia de publicaciones que cada una de ellas exige.

Colorín, colorado

Como habéis podido comprobar, en este tema la experiencia y el ensayo-error son puntos que te conducen a desarrollar el superpoder de la previsión. Porque ya decían nuestras madres que persona previsora vale por dos. Sí, llevaba toda la vida preparándonos para estos saraos y nosotros sin saberlo… ¡Gracias mamá!